銷售部  黃金斌

 

　　會議已成為每個職場人士必須經(jīng)歷的活動?？v觀動保行業(yè)，企業(yè)內(nèi)部的銷售例會、年會、部門溝通會、產(chǎn)品會，外部的行業(yè)展會、技術(shù)交流會、圓桌會、高端峰會……數(shù)不勝數(shù)。而無論作為會議的普通參與者還是組織者、主持人，都有各自不同的困惑和難處，前幾日正在翻看一本有關(guān)如何高效開會的書籍，結(jié)合個人工作，談?wù)勯_會中的幾個關(guān)鍵點：

一、如何召開一次震撼人心的會議

1、 會議要制定一個能與議題相關(guān)、簡短有力的口號，并在開會的時候與會人員不斷重復(fù)；
2、 會議中的演講要把個人的觀點和聽眾的訴求結(jié)合，激起他們的共鳴，同時將他們引導(dǎo)到自己的觀點上來；
3、 會議的內(nèi)容和環(huán)節(jié)要精心設(shè)計，努力激發(fā)與會者心中真、善、美的情感，必要的時候可以采用一些多媒體技術(shù)；
例如：像Google一樣有效地開會，四大原則：
1、 每次開會都必須做出一個明確的決定。如果沒做出任何決定，那說明這次會議壓根就不該開；
2、 參會人數(shù)不能超過10人；
3、 每個參會者都必須給出自己的想法。如果沒有想法，那說明他壓根就不應(yīng)該參加這次會議；
4、 不應(yīng)該讓某件事等著開會才可以決定。如果需要有一次會議才能做出某個決定，那么該會議就應(yīng)該立即被召開。

二、 提升會議效率的八大黃金法則

1、 會議前應(yīng)該做好充分的準備；
2、 會議應(yīng)該有明確的議題、議程和時間，并且嚴格執(zhí)行；
3、 會議的角色要確定，不能出現(xiàn)越權(quán)的情況；
4、 會議應(yīng)該選取合適的時間；
5、 會議應(yīng)該有總結(jié)、跟蹤和反饋；
6、 會議不宜太過頻繁；
7、 會議不能太過花哨、內(nèi)容過多；
8、 會議的效果要評估。

三、 如何做會議評估

1、 確定評估的目標，分清評估對象的主次，并且制定評估標準；
2、 制定會議評估方法，策劃會議評估方案。
一般分為會前、會中、會后三種情況
會前：
1）會議目標是否明確、清晰；
2）會議議程是否合理、完備；
3）會議時間是否得當；
4）會議場地選擇是否得當；
……
會中：
1）會議接待工作如何；
2）會議是否準時開始；
3）主持人是否緊扣會議主題；
4）與會者是否熱心于會議；
……
會后：
1）會議記錄是否整理好‘
2）會議決議是否落實‘
3）對會議的成敗得失是否進行總結(jié)等等
3、評估的實施，根據(jù)不同會議形式選擇不同的時間要求與會者提供反饋；
4、評估數(shù)據(jù)分析要詳盡；
5、跟蹤服務(wù)，需將會議評估報告?zhèn)鬟f給與會議相關(guān)人員。上報給管理者，可以讓他們了解會議的效果，更好地做好下次會議的準備工作；下達給員工，可使其明確會議效果，便于他們對會議決議的執(zhí)行。

四、 落實會議決策是關(guān)鍵，在會上監(jiān)督討論執(zhí)行情況

1、 不能只顧會議表面形式，解決問題才是會議本身的作用；
2、 會上通報和討論執(zhí)行情況，可以使員工更重視，并形成相互之間的良性競爭；
3、 會上通報和討論執(zhí)行情況，可以使會議更加連貫，使公司各級都能明確公司的既定目標是如何一步一步實現(xiàn)的，并明確公司的目標和自己的使命。

五、 如何點評別人的觀點

1、 保持中立的態(tài)度——是客觀點評的基礎(chǔ)；
2、 找到演講的觀點——如果沒有言之有物的評價，僅僅表明一種態(tài)度，很容易給人一種“和稀泥”的感覺，因此一個合理的點評，一定要找到演講者的觀點；
3、 明確自己的定位和周圍的環(huán)境——領(lǐng)導(dǎo)對下屬，可以毫不猶豫地指出其中的錯誤，督促其改正；相同級別同事之間的點評，就要考慮給彼此面子，在指出問題的同時不忘贊美他們正確的觀點；
4、 講求說話的方式——接著別人的說，可以很容易切入到演講中，善于總結(jié)的點評會給人一種運籌帷幄的感覺，直接表達對那些喜歡直來直去的人和緊急的會議來說非常受用。
5、 點評中表現(xiàn)你的謙虛——點評中謙虛表現(xiàn)也可以展示自己謙遜的性格，沒有人愿意聽從一個自以為是的人的意見，而謙遜的人提出的意見和建議則很容易被接受。

六、 如何設(shè)置演講內(nèi)容

1、 好的演講要有好的開頭，可以迅速地吸引聽眾的注意力；
2、 好的演講會設(shè)置懸念，緊緊抓住聽眾的心，激起他們強烈的好奇心，但不可離題；
3、 好的演講要采用合理的方式開展，從而增加演講的邏輯性；
4、 巧用說話技巧化解尷尬，多觀察、多思考，增加閱歷，增強處理突發(fā)情況的能力。

總之，明確會議目的，緊扣會議主題，解決存在問題是高效開會的先決條件。